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Rechtliche Grundlage von Produktrückruf und Produktrücknahme
Nach dem Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) dürfen Produkte nur dann auf den europäischen Binnenmarkt gelangen, wenn sie bestimmte Sicherheitsanforderungen erfüllen. Neben anderen Maßnahmen sieht das ProdSG als letztes Mittel den Rückruf von Produkten vor:
„Der Hersteller, sein Bevollmächtigter und der Einführer haben jeweils im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit Vorkehrungen für geeignete Maßnahmen zur Vermeidung von Risiken zu treffen, die mit dem Verbraucherprodukt verbunden sein können, das sie auf dem Markt bereitgestellt haben; die Maßnahmen müssen den Produkteigenschaften angemessen sein und reichen bis zur Rücknahme, zu angemessenen und wirksamen Warnungen und zum Rückruf.“
Gesetz über die Bereitstellung von Produkten auf dem Markt (Produktsicherheitsgesetz – ProdSG), §6
Produktrückruf und Produktrücknahme in verschiedenen Normen und Standards
In diversen Normen und Standards wird Produktrückruf und Produktrücknahme ein hoher Stellenwert zugeordnet. Im IFS HPC 2 handelt es sich zum Beispiel um eines der sechs KO-Kriterien. D.h. eine Abweichung im Audit führt hier sofort zu einer Nichterteilung des Zertifikates.
„Die Organisation muss geeignete Maßnahmen […] umsetzen. Dies gilt auch für nichtkonforme Produkte und Dienstleistungen, die erst nach der Lieferung der Produkte oder während oder nach der Dienstleistungserbringung erkannt wurden.“
DIN EN ISO 9001:2015-11 Qualitätsmanagementsysteme, 8.7 Steuerung nichtkonformer Ergebnisse
„Der Rückrufprozess sollte von dem jeweils autorisierten Personal koordiniert werden. [Er soll] rechtzeitig und unverzüglich eingeleitet werden [und] die zuständigen Behörden informiert werden […].“
DIN EN ISO 22716 – Kosmetik – Gute Herstellungspraxis (GMP), 14 Reklamation und Rückruf
„Ein wirksames Verfahren zur Rücknahme und zum Rückruf jeglicher Produkte ist eingeführt. Dies stellt sicher, dass betroffene Kunden schnellstmöglich informiert werden. Dieses Verfahren beinhaltet die eindeutige Regelung von Verantwortlichkeiten.“
IFS HPC 2, 5.9.4
Differenzierung: Produktrückruf und Produktrücknahme
Produktrückruf
Unter einem Produktrückruf versteht man Maßnahmen, die auf die Rückgabe eines dem Endverbraucher bereits bereitgestellten Produktes abzielt.
Oder einfacher: Maßnahmen, die den Kunden dazu bewegen sollen, ein bereits gekauftes Produkt zurückzugeben.
Produktrücknahme
Eine Produktrücknahme dagegen ist eine Maßnahme, mit der verhindert werden soll, dass ein Produkt in der Lieferkette auf dem Markt bereitgestellt wird.
Oder einfacher: Maßnahmen die verhindern, dass der Kunde das Produkt kauft. Zum Beispiel die Sperrung der Auslieferung im Zentrallager.
Rückruf- und Rücknahmemanagement
Da Produktrückrufe und Produktrücknahmen – besonders natürlich die Produktrückrufe – hohe Kosten und Imageschaden verursachen können, ist es ratsam die zu treffenden Maßnahmen bereits vorab in Form eines Rückruf- und Rücknahmemanagements festzulegen. So kann im Ernstfall schnell aber dennoch geplant vorgegangen werden.
Dazu gehören insbesondere:
Rückrufteam
Aus allen an einem Produktrückruf oder einer Produktrücknahme beteiligten Abteilungen müssen Ansprechpartner festgelegt werden.
Einzubeziehen sind dabei die Abteilungen
- Konstruktion, Produktion
- Qualitätsmanagement und -sicherung
- Einkauf
- Vertrieb, Marketing, Kundendienst, Öffentlichkeitsarbeit
- Interne Rechtsabteilungen bzw. externe juristische
- Beratung
- Buchhaltung, EDV, Lagerverwaltung
Kontaktliste für den Krisenfall
Ebenfalls zu erstellen ist eine Kontaktliste für den Krisenfall. Diese sollte neben den Mitgliedern des Rückrufteams auch die Kontaktdaten der zuständigen Behörden, Kontakte für die Öffentlichkeitsarbeit, wichtige Zulieferer, kooperierende Vertriebsunternehmen, Verbände etc. enthalten.
Diese ist als gelenkte Information vorzuhalten. D.h. sie muss in regelmäßigen Abständen auf Aktualität geprüft werden.
Rückrufplan
Der Rückrufplan ist die Festlegung der extern und intern nötigen Schritte, die getroffen werden müssen, um einen Rückruf erfolgreich und zeitnah durchzuführen.
Diese sind für einen Rückruf mindestens:
- Ermittlung der betroffenen Produkte
- Vertriebsstop – intern sowie entlang der Vertriebsstrukturen im In- und Ausland
- Informierung der Beteiligten – Also Kunden, Berufsverbände, Zulieferer, Zertifizierungsstellen etc.
- Informierung der Behörden – also der Stellen, die für das eigenen Unternehmen und dessen Marktüberwachung zuständig sind
- Informierung der Öffentlichkeit – z.B. Durch die Firmenwebsite, Zeitungen, Fachpresse, Rundfunk und Fernsehen
Schnellwarnsystem RAPEX der EU für gefährliche Produkte
„Das Rapid Exchange of Information System (RAPEX) ist das Schnellwarnsystem „Safety Gate“ der EU für gefährliche Verbraucherprodukte im Sinne der Richtlinie 2001/95/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 3. Dezember 2001 über die allgemeine Produktsicherheit (RaPS).“
Grundlage für Meldungen im Rapex sind dabei Konformitätsprüfungen an Produkten durch nationale Marktüberwachungsbehörden.