Textbausteine (mit PhraseExpress) als Hilfsmittel im Qualitätsmanagement

Textbausteine mit PhraseExpress im Qualitätsmanagement – Textbausteine klingen zunächst nach „mit wenig Arbeit abgetan“. Wer aber im Qualitätsmanagement tätig ist, hat häufig mit sperrigen Begriffen wie „Qualitätsmanagementsystem“ oder „Qualitätsmanagementbeauftragter“ zu tun. Dabei sind trotz Übung im Umgang mit ihnen und trotz Rechtschreibhilfen Fehler fast vorprogrammiert. Hier sind Textbausteine eine gute Möglichkeit die Qualität der Dokumente zu sichern.


Ein grundlegendes Problem bei der Erstellung von Dokumenten für das Qualitätsmanagement

Mitarbeiter und Vorgesetzte im Qualitätsmanagement sind häufig mit der Erstellung von Dokumenten beauftragt. Diese enthalten dabei oft komplizierte Begriffe wie „Qualitätsmanagementbeauftragter“. Solche Worte sind eine ergiebige Quelle für Tipp-/Formulierungsfehler. Zugleich sind QM-Dokumente aber von zentraler Bedeutung für das Qualitätsmanagementsystem und werden innerhalb der gesamten Organisation eingesetzt.
Sie werden also sowohl von Mitarbeiter und Kollegen als auch von Vorgesetzten, der obersten Leitung und Auditoren kritisch hinterfragt.

Eine hohe Qualität dieser Dokumente sollte also Standard sein.


Textbausteine als Hilfsmittel im Qualitätsmanagement

Nicht erst seit der High-Level-Structure wiederholen sich viele Termini innerhalb der Normen. Gesetze und Verordnungen regelmäßig. Daher bietet es sich förmlich an, einen gewissen Grad der „Automatisierung“ in die Erstellung der QM-relevanten Dokumente zu bringen.

Dafür eignen sich diverse Programme. Meine eindeutige Empfehlung ist aber PhraseExpress.


PhraseExpress – Textbausteinverwaltung: Einleitung

Die Textbausteinverwaltung PhraseExpress verwaltet häufig benötigte Textbausteine zum Einfügen in jede Anwendung.

https://www.phraseexpress.com/de/

So die Entwickler über ihr Produkt. Dies ist allerdings stark untertrieben. PhraseExpress ist die beste Textbausteinverwaltung, die mir bisher untergekommen ist und daher auch mein Mittel der Wahl bei allem was mit der Vereinfachung im Schriftverkehr zu tun hat.


PhraseExpress – Textbausteinverwaltung: Funktionen im Überblick

Der wirkliche Funktionsumfang von PhraseExpress ist gewaltig. Daher beschränke ich mich hier auf die Funktionen die für das Thema „Textbausteine als Hilfsmittel im Qualitätsmanagement“ von Bedeutung sind.

  • Plattformübergreifend – PhraseExpress ist (teils mit Einschränkungen) für MacOS, iOS und Windows zu haben.
  • Systemweit – PhraseExpress funktioniert in allen Programmen.
  • Server/Client – PhraseExpress funktioniert sowohl als Einzelplatzinstallation, als portable Version auf einem USB-Stick und auch als Server/Client Anwendung. Es ist daher auch für die Arbeit ganzer QM-Teams geeignet.
  • Zusammenarbeit mit Drittanwendungen – Durch die Vernetzung mit Drittanwendungen lässt sich PhraseExpress in bestehende Infrastrukturen einbinden.
  • Fehlerkorrektur – Phraseexpress lässt sich als globale (auf Wunsch intelligente) Fehlerkorrektur verwenden.
  • Mehrsprachenfähig – Bei Einsatz mit einem SQL Server (oder auf kleineren Umwegen) lässt sich PhraseExpress auch mehrsprachig einsetzen. Daher erleichtert es auch die Arbeit international arbeitender QM-Teams.

PhraseExpress – Textbausteinverwaltung: SmartComplete

Die einfachste Möglichkeit sich die Arbeit mit PhraseExpress zu erleichtern ist die Funktion Smartcomplete. Dabei erstellt man sich (oder verwendet vorgefertigte) Dateien, die die häufigsten Begriffe des gewünschten Fachgebiets enthalten.

PhraseExpress schlägt dann, nachdem man die ersten Buchstaben eines Wortes getippt hat, alle möglichen Entsprechungen vor. Dies funktioniert sowohl mit einzelnen Begriffen als auch mit mehreren oder ganzen Sätzen.