Lenkung dokumentierter Information

Die „Lenkung dokumentierter Information“ ist Bestandteil vieler ISO Normen (z. B. DIN EN ISO9001 und DIN EN ISO 14001) aber auch anderer Standards wie beispielsweise des IFS.

Definition: Dokumentierte Information

Information (=Daten mit Bedeutung), die von einer Organisation gelenkt und aufrechterhalten werden muss, und das Medium, auf dem sie enthalten ist.

DIN EN ISO 9000:2015

Lenkung einer Information bedeutet

  • Sie an Orten, an denen sie benötigt, werden zum Zeitpunkt an der sie benötigt werden in der aktuellen Version verfügbar zu machen.
  • Sie vor folgenden Aspekten zu schützen
    • Verlust der Vertraulichkeit
    • Verlust der Integrität (Manipulation)
    • unsachgemäßen Gebrauch
    • unautorisiertem Zugriff

Zur Lenkung einer Information müssen die folgenden Tätigkeiten entsprechend berücksichtigt (d.h. geregelt) werden

  • Inhaltliche Freigabe
  • Verteilung (Sicherstellung, dass immer und überall die gültige Version verwendet wird)
  • Zugriff
  • Auffindung und Verwendung
  • Ablage, Speicherung und Erhaltung der Information und seiner Lesbarkeit
  • Überwachen von Änderungen (Änderungsmanagement)
  • Aufbewahrung (inkl. Fristen)

Oder kurz zusammengefasst: Alle im Lebenszyklus eines Dokumentes wichtigen Punkte müssen gelenkt / gesteuert / kontrolliert werden.


Dokumentierte Information“ in der DIN EN ISO 9001

Stellen an denen die DIN EN ISO 9001 „dokumentierte Information“ explizit fordert

Alleine aufgrund der Häufigkeit mit der in den DIN EN ISO 9001 „dokumentierte Information“ gefordert wird, wird deutlich welchen hohen Stellenwert diese im Qualitätsmanagementsystem innehat.

  • 4.3 Anwendungsbereich des Qualitätsmanagementsystems
    • 5.2.2 Qualitätspolitik
  • 6.2 Qualitätsziele
    • 7.1.5.1 Nachweis für die Eignung der Ressourcen zur Überwachung und Messung
    • 7.1.5.2 Grundlage für die Kalibrierung oder Verifizierung als dokumentierte Information aufbewahrt werden
  • 7.2 Kompetenznachweise für Mitarbeiter
  • 8.1 Betriebliche Planung und Steuerung – Prozessdarstellung
    • 8.2.3 Überprüfung der Anforderungen für Produkte und Dienstleistungen
    • 8.2.4 Änderungen von Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen
    • 8.3.3 Entwicklungseingaben
    • 8.3.4 Steuerungsmaßnahmen für die Entwicklung
    • 8.3.5 Entwicklungsergebnisse
    • 8.3.6 Entwicklungsänderungen
  • 8.4 Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen
    • 8.5.3 Eigentum der Kunden oder der externen Anbieter
    • 8.5.6 Überwachung von Änderungen
  • 8.6 Freigabe von Produkten und Dienstleistungen
  • 8.7 Steuerung nichtkonformer Ergebnisse
  • 9.1 Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung
    • 9.2.2 Nachweis der Verwirklichung des Auditprogramms
    • 9.3.3 Nachweis der Ergebnisse der Managementbewertung aufbewahren
  • 10.2 Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen

Dokumentierte Information“ in der DIN EN ISO 14001

Stellen an denen die DIN EN ISO 14001 „dokumentierte Information“ explizit fordert

  • 4.3 Anwendungsbereich des Qualitätsmanagementsystems
  • 5.2 Umweltpolitik
  • 6.1 Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen
    • 6.1.2 Umweltaspekte
    • 6.1.3 Bindende Verpflichtungen
  • 6.2 Umweltziele und Planung zu deren Erreichung
    • 7.1.5.1 Nachweis für die Eignung der Ressourcen zur Überwachung und Messung
    • 7.1.5.2 Grundlage für die Kalibrierung oder Verifizierung als dokumentierte Information aufbewahrt werden
  • 7.2 Kompetenz
  • 7.4 Kommunikation
  • 8.1 Betriebliche Planung und Steuerung
  • 8.2 Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr
  • 8.4 Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen
    • 8.5.3 Eigentum der Kunden oder der externen Anbieter
    • 8.5.6 Überwachung von Änderungen
  • 8.6 Freigabe von Produkten und Dienstleistungen
  • 8.7 Steuerung nichtkonformer Ergebnisse
  • 9.1 Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung
    • 9.1.2 Bewertung der Einhaltung von Verpflichtungen
    • 9.2.2 Internes Auditprogramm
  • 9.3 Managementbewertung
  • 10.2 Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen